Business Engineering Group | Главная страница Бизнес Инжиниринг Групп | Главная страница Написать письмо Написать письмо Карта сервера Карта сайта
Бизнес Инжиниринг Групп
ЧаВо Форум Контакты Прайс
ЧаВо
Форум
Контакты
Прайс
О фирме
Консалтинг
Обучение
Инструменты
Клиенты
е-Государство
Теория
Публикации
Инновационная экономика и организационный менеджмент

Организационное моделирование на основе онтологий

Обзор отечественного и зарубежного опыта

Онтологический инжиниринг и управление знаниями

Логика принятия решений в современном бизнесе

Хрестоматия по организационному менеджменту

Задайте нам вопрос

Имя:

Компания:

Телефон:

E-mail:

Вопрос:
Введите число на рисунке:
Ближайшие семинары
Построение эффективного бизнеса в 21-ом веке. Как это делают с помощью новейших методов и технологий управления? Узнайте на семинарах «Бизнес Инжиниринг Групп»
подробнее подробнее...
Главная | Теория | Хрестоматия по организационному менеджменту | Янг С. «Системное управление организацией»
Янг С.  |  Системное управление организацией     Содержание

Содержание решения

Мы уже говорили, что все решения должны быть утверждены и выпускаться в письменной форме. Примерный вид решения на выходе системы выработки решений показан в форме 7.1. Данная процедура уточняет ранее введенную процедуру и поэтому названа «Поправка А». Лицом, которое анализировало проблему и разработало решение, в данном случае является заместитель директора по кадрам. 316 – номер проблемы, а 7237 – номер дела, содержащего подтверждающие решение документы, рабочие таблицы и материалы.

В разделе А подробно определяются обстоятельства, в которых применяется решение. Раздел Б представляет собой формулировку самого решения, в которой описывается курс действий (кто, что и как должен делать и т. д.) и необходимые для него средства (люди, машины, материалы и т. д.). В разделе В содержится описание ожидаемого выхода, входа и отдачи процедуры. Выходом является сокращенное время, необходимое для выбора кандидата на вакантную должность, при найме на работу нового сотрудника; входом является уменьшенная численность и расходы на содержание «летучего отряда» сотрудников, которые замещают тех, кто отпущен с работы, был уволен или вышел на пенсию. (В этом примере расходы на проверку рекомендаций по почте или по телефону оказались приблизительно равными.) Отдачей здесь является сумма, образующаяся при сокращении расходов. В разделе Г, который содержится в любом решении, представлено распределение ожидаемой прибыли от увеличения эффективности. Это ежемесячно поступающие на счет экономии 120 долл. В данном случае применяется фиксированное распределение суммы: 50% суммы поступит в фонд организации, а другая половина пойдет отделу кадров. В разделе Д описывается корректировка бюджета, сделанная во время подготовки решения, которая в данном случае затрагивает только отдел кадров. Дается результат калькуляции: расходы на содержание «летучего отряда» составляют 620 долл. в месяц, а при новой процедуре это будет стоить всего 500 долл. в месяц. В связи с этим месячный бюджет отдела кадров будет уменьшен на 120 долл. Калькуляция, обосновывающая новую процедуру, прикладывается к решению.

В разделе Е подробно объясняется порядок осуществления решения: кто, когда, где и каким образом участвует в подготовке к вводу решения в действие (очень важна дата, когда решение должно стать операционным). В данном случае заместитель директора по кадрам несет главную ответственность за подготовку реализации решения. Кроме того, поскольку данная процедура нуждается в новых способах отбора кандидатов, персонал отдела кадров должен быть переподготовлен в течение определенного времени.

В разделе Ж описывается проверка эффективности решения. Здесь говорится о том, кто будет оценивать выход, вход, прибыль и бюджет. Поскольку отдача считалась равной 120 долл. в месяц, проверяющий сравнит фактические результаты с этой суммой. В случае значительного расхождения ревизор предложит снова решить проблему или предпринять корректировку или какие-либо другие действия.

В разделе 3 указывается действующее решение, которое заменяется новым. Во избежание возможных недоразумений, а также для хранения только действующих документов отмененные решения должны изыматься из рабочих справочников решений подразделений. Обычно это делается в тот день, когда новое решение, как ожидается, вводится в действие.

ФОРМА 7.1

Форма внутрибольничных распоряжений и процедур

 

ПРОЦЕДУРА ОТДЕЛА КАДРОВ № 21

ВЫБОР КАНДИДАТОВ: ПОПРАВКА А

ПРОБЛЕМУ РЕШАЕТ: ФРЕД ДЖОНС,

НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА КАДРОВ

ПРОБЛЕМА № 316, КАРТОЧКА № 7237

А. Применение.

Процедура предназначена для проверки рекомендаций лиц, подавших заявление о приеме на работу.

Б. Процедура проверки рекомендаций.

Информация, необходимая для проверки рекомендаций, будет собираться по телефону служащим, занимающимся приемом на работу.

В. Ожидаемая прибыль.

1. Выход: время на выбор кандидата сокращается в среднем на 2 дня на одного нанятого на работу.

2. Вход: расходы на содержание «летучего отряда» сокращаются на 120 долл. в месяц.

3. Отдача: 120 долл. в месяц.

Г. Распределение ожидаемой прибыли.

1. Счет капитала больницы увеличивается на 60 долл. в месяц.

2. Счет прибыли для сотрудников отдела кадров увеличивается на 60 долл. в месяц.

Д. Корректировка бюджета.

Бюджет отдела кадров сокращается на 120 долл. в месяц.

Е. Подготовка к вводу в действие.

1. Мр. Смит (отдел снабжения) должен распорядиться об установке дополнительного телефонного аппарата; аппарат должен быть установлен на столе сотрудника отдела кадров, занятого приемом на работу. Срок исполнения: 27 июня.

2. Мр. Джонс должен обучить сотрудника по набору пользованию телефоном для сбора информации, касающейся рекомендаций. Срок исполнения: 28 июня.

3. Новый график найма на работу вступает в силу с 1 июля.

Ж. Проверка эффективности решения.

1. Бухгалтерии ежемесячно проводить финансовую проверку «летучего отряда».

2. Проводить ежемесячную проверку (в натуре).

3. Мр. Джонсу (отдел кадров) один раз в квартал проводить статистическую проверку среднего времени, требуемого на наем одного работника.

3. Эта процедура заменяет подпроцедуру № 7 (сбор данных по почте), входившую в процедуру найма на работу № 21, введенную в действие 19 января.

И. Утверждено 15 июня.

Томас Уайт, заведующий больницей.

Поскольку в подразделениях накапливается большое число документов, необходимо облегчить поиск нужного решения или курса действий. Для этого используется указатель; для каждого подразделения составляется классификация решений. Еще более облегчает поиск решений система перекрестных указателей, которые могут касаться производства, сбыта, кадров, кредита и т. д. (в нашем примере рассматривался отдел кадров больницы).

Независимо от того, какая классификация используется, она должна быть простой и полной, чтобы люди, столкнувшиеся с незнакомой ситуацией, могли легко найти в своих справочниках необходимый курс действий. Разумеется, проблемы или ситуации, которые не включены в справочники, должны пройти через процесс выработки решения.

Справочник решений, имеющийся в каждом подразделении, не обязательно должен содержать все решения, разработанные организацией. Большинство решений будет относиться к конкретным операциям: решения, касающиеся производства, будут находиться в справочнике производственного отдела, а решения по вопросам сбыта – в справочнике отдела сбыта. Однако для других целей, и особенно для подразделения управления, необходим сводный указатель всех действующих решений во всех подразделениях организации. Но всякий раз, когда возникает проблема, первоначальной реакцией на любом уровне должен стать поиск запрограммированного решения в справочнике действующих решений.

Решения в письменной форме являются выходом процесса формирования решений и одновременно документальными свидетельствами этого процесса. Кроме того, эти документы используются для проверки соответствия фактически выполняемых операций принятым решениям. Справочники решений могут также использоваться для обучения нового персонала.

Некоторые из решений должны держаться в секрете (они доступны только для нескольких лиц), поэтому их хранение и передачу следует осуществлять особым образом. Однако, как правило, решения должны распространяться широко.

Стандартные единицы выхода. Как мы уже говорили, единицей выхода системы управления является решение в письменной форме, содержащее определенную информацию. Все лица, решающие проблемы, должны подготавливать такие решения, которые в качестве необходимых компонентов включают условия, время и методы их применения, фамилии лиц, принимающих участие в их внедрении, конкретные задачи этих лиц и т. д.

Важно, чтобы решение имело эти заранее установленные характеристики, потому что ценность системы определяется в конечном счете ее выходом. Если не определена единица выхода, то нельзя установить величину выхода, или эффективность процесса. И если заранее не определен характер выхода системы, нельзя спроектировать процесс, позволяющий получать желаемый выход. Наконец, единообразная единица выхода служит мерой для измерения выполнения работы, что позволяет быстро оценивать усилия руководителей по результатам их работы.

Если содержание решения оставить на усмотрение каждого руководителя (а они могут иметь различные представления о компонентах решения), то может быть столько разных выходов, сколько руководителей. Более того, один руководитель может считать, что решение не должно быть представлено в письменной форме, другой может не интересоваться ожидаемой отдачей и т. п. Различия в выходах приводят к различиям в процессах выработки решений и соответственно в значениях оценок выхода.

Резюме

Утверждение решения (7-й этап) является в значительной степени формальностью, но оно необходимо для удовлетворения законных требований использования собственности. Кроме того, поскольку решение требует формального одобрения специальных лиц, утверждение также указывает на то, что решение достигло такого пункта, когда все члены организации взяли на себя определенную ответственность.

Подготовка к вводу решения в действие (8-й этап) связана с превращением плана, изложенного на бумаге, в действующую процедуру (систему). Этот этап может включать закупку нового оборудования, подготовку персонала и т. д.

Управление применением решения (9-й этап) воздействует на использование решения. В условиях динамической внешней и внутренней среды воспринимающий механизм должен распознавать изменения, выбирать соответствующие решения и следить за тем, чтобы они использовались. Распознавание изменений и ответная реакция организации представляет собой сеть коммуникаций, или «нервную систему» организации.

При оценке эффективности решений (10-й этап) фактическая отдача сравнивается с ожидаемой и в случае существенных расхождений между ними включается процесс решения проблемы. В решение должно входить описание того, как должна измеряться его эффективность. Следует избегать утверждения решений, эффективность которых нельзя измерить.

Вопросы

1. Иногда утверждают, что полномочия и ответственность всегда должны быть равны. Что это означает в правовом контексте, в экономическом контексте, в технологическом контексте?

2. Нужно ли предусматривать процедуру утверждения решения при проектировании системы управления для бесприбыльных организаций? Объясните.

3. Почему процесс утверждения решения иногда путают с процессом выработки решения?

4. В чем заключается различие между подготовкой к вводу решения в действие и управлением применением решения?

5. Почему этап подготовки к вводу решения в действие часто не считают частью процесса выработки решения?

6. Иногда заявляют, что ответственность за освоение новых навыков и нового порядка работы целиком лежит на рабочем. Служит ли такое отношение высшим интересам фирмы? Где кончается ответственность фирмы?

7. Операции организации объединяются внутренним воспринимающим аппаратом. Приведите примеры того, как функционирует этот аппарат.

8. Было высказано утверждение, что, если организация должна приспособиться к среде, в ней следует обеспечить свободный доступ к информации. Оцените это высказывание.

9. Какие механизмы контроля необходимы организации для различения событий во внешней и внутренней среде: 1) на какие организация должна реагировать в настоящее время; 2) на какие она может откликнуться, но не делает этого; 3) на какие у нее нет соответствующих программ.

10. Каково значение механизма обратной связи?

<< Назад  |  Содержание  |  Далее >>  

Разделы: 
 
Ждем ваших звонков:
+7 (812) 6703162
191015, Россия, Санкт-Петербург,
Фуражный пер., д.3
© 1999-2019 Бизнес Инжиниринг Групп
Написать письмо в службу поддержки сайта Бизнес Инжиниринг Групп
admin@bigc.ru www.bigc.ru  
  Рейтинг@Mail.ru
Главная Новости Контакты Поиск Персональный раздел
© 2006-2007 Разработка сайта - компания Lenvendo Работает на “1С-Битрикс: Управление сайтом”