Business Engineering Group | Главная страница Бизнес Инжиниринг Групп | Главная страница Написать письмо Написать письмо Карта сервера Карта сайта
Бизнес Инжиниринг Групп
ЧаВо Форум Контакты Прайс
ЧаВо
Форум
Контакты
Прайс
О фирме
Консалтинг
Обучение
Инструменты
Клиенты
е-Государство
Теория
Публикации
Инновационная экономика и организационный менеджмент

Организационное моделирование на основе онтологий

Обзор отечественного и зарубежного опыта

Онтологический инжиниринг и управление знаниями

Логика принятия решений в современном бизнесе

Хрестоматия по организационному менеджменту

Задайте нам вопрос

Имя:

Компания:

Телефон:

E-mail:

Вопрос:
Введите число на рисунке:
Ближайшие семинары
Организация деятельности и бизнес-моделирование: сегодня они неотделимы друг от друга. Как это делается? Узнайте на семинарах «Бизнес Инжиниринг Групп»
подробнее подробнее...
Главная | Теория | Хрестоматия по организационному менеджменту | Янг С. «Системное управление организацией»
Янг С.  |  Системное управление организацией     Содержание

Управление применением решения (9-й этап)

Управление применением решения (9-й этап) представляет собой процесс выбора и применения соответствующего решения при возникновении заранее запланированного события. Точно так же, как человек имеет органы чувств, благодаря которым он узнает о происходящих вокруг него событиях и по определенным признакам распознает их природу, выбирает подходящую ответную реакцию и выполняет необходимые действия, подразделение снабжается всем необходимым, чтобы осуществлять тот же самый процесс. Подразделение должно иметь сенсорное устройство, которое воспринимает и осознает внешние стимулы, что позволяет ему воздействовать на окружающую среду.

Предполагается, что всякий раз, когда происходят конкретные события, подразделение выбирает предписанные действия или программы, представляющие собой определенные решения или отклики на эти события. Например, всякий раз при поступлении заказа на отгрузку повторяется одна и та же процедура. Событием здесь является факт получения заказа, а заранее подготовленным откликом на это событие – процедура выписки счетов. Следовательно, каждое подразделение должно иметь набор действующих программ, который охватывает все ожидаемые ситуации.

Управление применением решения, следовательно, сводится к двум функциям: 1) распознаванию ситуаций или событий; 2) выбору соответствующих ответных реакций.

В каждое решение включена часть, содержащая описание обстоятельств, в которых его следует применять, и это описание должно быть достаточно ясным, чтобы программу действий можно было легко связать с событием. В идеальном случае управление применением решения будет осуществляться исполнителями, и если этап подготовки к вводу решения в действие выполнен как нужно, исполнители научатся распознавать условия, при которых следует применять конкретные программы.

Когда от группы ожидают единой реакции, то в ней должно быть создано определенное согласованное мнение о событиях, на которые группа будет реагировать, и руководителю подразделения, возможно, придется выполнить эту особую задачу. Он должен выполнять функцию восприятия в подразделении и быть чувствительным к изменениям в среде и способным выбрать из набора предписанных реакций именно такую, которая соответствует ситуации, а затем передать эту информацию членам подразделения. Однако, если характер ситуации относительно ясен, то может оказаться, что подразделение само сможет выполнить все эти функции. Первичным фактором в любом случае служит извещение об изменении. Предполагается, что подразделение и ответственный персонал знают все программы и отреагируют на изменение должным образом.

Поскольку привычный режим поведения организации более производителен и эффективен, набор программ мог бы теоретически сохраняться в головах и производственных навыках работников. Тогда можно ожидать, что на данную ситуацию работники (либо как группа, либо индивидуально) реагировали бы согласно плану. Если бы какая-то организация была бы полностью запрограммирована и не возникало бы ни новых ситуаций, ни событий и если бы получаемая организацией отдача сохранялась, то она не требовала бы еще какого-нибудь управления. Исполнители реагировали бы и приспосабливались ко всем событиям, и организация функционировала абсолютно предсказуемым образом.

Однако не все программы долговечны и память у людей часто небесконечна и несовершенна. Поэтому лучше всего составить каталог или рабочий справочник, который содержит в письменной форме все программы каждого подразделения; в случае необходимости человек может обратиться к снабженному указателями справочнику и сразу же найти соответствующую реакцию.

Управление применением решения как составная часть процесса решения проблемы может относиться не только к подразделению, но и к организации в целом. Рассмотрим механизм такого приспособления.

Организации обычно состоят из небольших рабочих подразделений или групп индивидуумов, работающих в тесном контакте. Их внешняя среда ограничена тем, что эти люди могут наблюдать вокруг себя, а этот круг явлений может быть очень узким. Поэтому большинство подразделений имеют слабое представление о том, что творится вне организации или даже в других ее частях, и для осуществления координации требуется «нервная система» организации, которая обеспечит подразделения информацией о том, что происходит вне их непосредственного окружения.

 

Рис. 7.1. «Нервная система» организации.

В схематическом виде этот процесс представлен на рис. 7.1. Здесь можно видеть, что поток данных идет от воспринимающего аппарата к лицу, решающему проблему, который создает новую программу и помещает ее в каталог решений – «блок памяти» организации. Затем подготавливается реализация программы в операциях организации. Разумеется, таким же образом система будет действовать в ситуациях, возникающих во внутренней среде.

Эта система обеспечивает также и другие типы реакций, включая классификацию событий, для которых организация уже имеет готовые программы, но которые требуют перестройки работы определенных подразделений организации. Эти сообщения поступают из воспринимающего аппарата в центральное подразделение управления [или блок памяти (рис. 7.2)]; оно выбирает нужную программу и, в свою очередь, передает ее соответствующим подразделениям. Получив эту программу, подразделение сделает все необходимые изменения.

 

Рис. 7.2. Централизованное внутреннее управление применением решений.

ПУ подразделение управления.

Помимо подразделений управления каждому подразделению (которые управляют взаимодействием частей внутри подразделения) для согласования внутренних операций между всеми подразделениями организации необходим центральный орган управления или памяти. Большинство внешних сообщений из внешней среды, необходимых для включения данной программы, поступит от подразделения информации. Предположим, что организация имеет заранее подготовленную программу приспособления к падению объема сбыта. Когда продажи достигают критической точки, информация об этом собирается центром обработки данных и сообщается подразделению управления, которое выбирает соответствующую программу и высылает ее подразделениям. Кроме того, каждое подразделение может связаться с центральным устройством памяти, если оно встретится с ситуацией, с которой оно не способно справиться. Если 3-я операция перегружена и становится узким местом в рабочем процессе от 1-й операции до 5-й, то об этом сообщается подразделению управления, которое затем согласовывает операции и устраняет перегрузку.

Операции редко протекают в точном соответствии с планом, и очень часто возникают непредвиденные трудности. Например, если организация составила программу найма квалифицированного персонала в течение определенного времени и отдел кадров не в состоянии выполнить эту программу (предположим, что такие ситуации также были предусмотрены в программе), то он известит заинтересованное подразделение о возникшей ситуации так, чтобы оно применило к этой проблеме соответствующую программу. Желательно разработать набор программ для непредвиденных изолированных событий, нужно также, чтобы в каталоге были программы для самых разнообразных случаев. Происходящие события должны встречать в организации рациональный отклик, регулируемый подразделением управления. Когда случаются события, для которых нет программ, проблемы должны направляться в блок решения проблем.

Хотя организация может запрограммировать реакции на большинство событий, некоторые программы настолько важны, что они должны специально утверждаться до проведения каких-либо изменений в организации. Такое решение следует снабдить указанием, что каждый раз необходимо получать разрешение определенного лица на его использование. Примером такой программы могут служить приобретение другой фирмы или выбор места расположения нового завода. Поскольку выполнение важной программы связано с большим риском, необходима тщательная перепроверка, позволяющая установить, что действительно произошли все события, требующие немедленных действий.

Когда происходит множество разнообразных событий, может быть запущено одновременно несколько программ, и тогда подразделению предписывают выполнять различные операции. Чтобы этого не произошло, в подразделении нужна тщательная проверка. Необходимо также установить критерий приоритета для выбора программы, которая выполняется первой.

Необходимо четко различать этап подготовки к вводу решения в действие и такую же фазу этапа управления применением, которая включает изменение установленного порядка операции. На этапе подготовки к вводу решения в действие вводится новый процесс, который еще не выполнялся, а на этапе управления применением члены организации знают установленный порядок и могут легко переключиться на него, даже если в настоящее время он не применяется. Например, бухгалтерия, возможно, должна переходить на другой порядок работы в декабре каждого года при закрытии бухгалтерских учетных книг фирмы. Хотя это может делаться ежегодно, каждый сотрудник бухгалтерии должен быть извещен об этом изменении. Когда программы хранятся в таком виде, что при возникновении изменений во внешней или внутренней среде они могут быть быстро использованы, организация приобретает очень ценное свойство приспособляемости.

Другой важный класс реакций организации включает рутинные или ежедневные события, на которые подразделения имеют программы действий и соответственно реагируют (рис. 7.3). Если осуществляемые ими операции взаимозависимы, эти реакции связываются благодаря использованию соответствующих форм и документов, передаваемых от одного подразделения другому. Сообщения поступают от воспринимающего аппарата непосредственно к производимым операциям, так что нет нужды пропускать информацию через подразделения управления. На уровне исполнителей это поведение осуществляется почти машинально, подобно вождению автомобиля. Например, заказ на поставку – вход воспринимающего устройства – поступает из отдела сбыта для выписки счета и затем в производственный отдел, где для выполнения этого заказа немедленно составляется программа операций.

Организации не наделены «от рождения» высокоразвитыми «нервными системами», их нужно спроектировать и построить. Серьезным недостатком проектируемых систем является отсутствие блока памяти для хранения программ, которые применяются в случае необходимости. Часто хорошо разработанный порядок вполне адекватен лишь до тех пор, пока не возникают новые события, но когда это случается, некоторые подразделения могут начать импровизировать, и это может нарушить не только работу других подразделений, но и равновесие всей организации.

После того как установленные процедуры нарушены, старые программы могут все еще применяться (независимо от обстоятельств) только потому, что организация не разработала новых.

Вооруженные силы дают наглядный пример позитивного подхода к разрешению такой ситуации. Можно разработать сложную серию планов или тактик боевых действий, которая зависит от действий, предпринимаемых потенциальным противником. В реальной боевой обстановке можно довольно быстро обратиться к различным заранее разработанным тактическим или стратегическим планам. И хотя противник может предпринять совершенно непредсказуемые действия, которые вынудят сформулировать новые планы, чем более запрограммированы действия вооруженных сил, тем. более оперативно они смогут реагировать на действия противника.

<< Назад  |  Содержание  |  Далее >>  

Разделы: 
 
Ждем ваших звонков:
+7 (812) 6703162
191015, Россия, Санкт-Петербург,
Фуражный пер., д.3
© 1999-2019 Бизнес Инжиниринг Групп
Написать письмо в службу поддержки сайта Бизнес Инжиниринг Групп
admin@bigc.ru www.bigc.ru  
  Рейтинг@Mail.ru
Главная Новости Контакты Поиск Персональный раздел
© 2006-2007 Разработка сайта - компания Lenvendo Работает на “1С-Битрикс: Управление сайтом”