Янг С.  |  Системное управление организацией     Содержание

Отдел электроники (пример Б)

Рассмотрим работу отдела электроники некоторой фирмы. Для анализа используем табл. 15.1, где показано, как решаются десять конкретных проблем. Слова «да» и «нет» означают, соответственно, выполнение и невыполнение каждого из этапов выработки решений. В этой организации нет заранее спланированного механизма выработки решений и выявления проблем (который распределяет проблемы по определенным каналам, чтобы были предприняты запланированные действия). Приведенный ниже пример решения одной конкретной проблемы характеризует принятую в ней систему выработки решений.

Проблема, о которой в служебной записке на имя руководителя отдела электроники сообщила бухгалтерия фирмы, состоит в том, что зарегистрирован перерасход ожидаемой суммы затрат на разработку и производство электронного устройства. Указывается размер перерасхода (по заработной плате и материалам) и предполагается, что отделение не придерживалось ранее рассчитанных, предусмотренных и включенных в бюджет сумм и направлений их расходования; в служебной записке указывается проблема (2-й этап) и выдвигается гипотеза о ее причинах (3-й этап). Построение решения далее проходило по следующей схеме:

1. Копию служебной записки направили руководителям конструкторского, административного и производственного отделов с просьбой дать ответ в недельный срок.

2. Конструкторский и производственный отделы составили совместную объяснительную записку, чтобы оправдать действия этих подразделений. В ней указывалось на недостаточно полную спецификацию в заявках заказчиков и потребителей, перечислялись технические проблемы, с которыми столкнулись конструкторский и производственный отделы, и подчеркивалось, что будут приложены все усилия для наведения порядка в финансовых операциях.

Выполнение десяти этапов процесса формирования решений (к примеру Б)

* Предлагалось только одно решение.

** Проблема была выявлена, но никаких действий не предпринималось

3. Приняли на работу помощника руководителя административного отдела, на которого возложили ответственность за составление бюджета и контроль за его исполнением.

Из всех этапов процесса выработки решения только 6-й (при составлении записки было достигнуто согласие между руководителями перечисленных отделов) и 7-й этапы (начальник соответствующего отдела утвердил прием на работу руководителя по вопросам бюджета) были выполнены самим подразделением.

В настоящее время нет четкого разграничения функций и роли руководителей. Существует только общий тезис о том, что руководитель несет ответственность за служебную переписку и за все, что связано с обменом информацией. В действующей системе выработки решений нет полной ясности главным образом потому, что отсутствуют методология и нормы, с помощью которых можно контролировать систему управления. В табл. 15.1 приведена случайная выборка принятых решений и выявленных проблем в этой организации. Здесь указаны четыре выработанных решения проблем проектирования (1, 2, 3 и 4) и одна проблема, по которой не было предпринято никаких дальнейших действий (5); перечень административных проблем организации содержит только те решения, которые были приняты и реализованы.

Вопросы к примеру Б

1. Оцените изображенную в табл. 15.1 сетку решений с точки зрения возможности ее использования для выяснения эффективности процесса выработки решений. Какие она имеет достоинства и недостатки?

2. Что обозначают цифры в крайней правой графе?

3. Что обозначают цифры в последней строке с записью «итого»?

4. Какая дополнительная информация необходима, чтобы выяснить, как протекал процесс выработки решений в конструкторском и производственном подразделениях?

5. Помогает ли табл. 15.1 обнаружить проблемы, которые требуют дальнейшего анализа? Объясните.

<< Назад  |  Содержание  |  Далее >>   Разделы:     Предисловие автора Глава 1. Управление процессом выработки решений    Цели книги и ее предмет    План книги Глава 2. Система управления и смысл организации    Сущность и цели действий организованных групп    Характерные черты формирования решений Глава 3. Проектирование системы управления    Механизм выявления проблем (2-й этап)    Исследование проблем (3-й этап)    Поиск альтернатив решения (4-й этап)    Выбор наилучшей альтернативы (5-й этап)    Механизм определения сферы влияния предложения и ...    Процедура утверждения решения (7-й этап)    Процесс подготовки к вводу решений в действие (8-й этап)    Управление применением решений (9-й этап)    Механизм проверки эффективности решения (10-й этап)    Масштаб системы управления Глава 4. Определение целей организации Глава 5. Формирование решений в организации    Выявление проблем организации (2-й этап)    Анализ проблем и постановка диагноза (3-й этап)    Поиск решения проблемы (4-й этап)    Выбор наилучшего решения (5-й этап) Глава 6. Согласование решений в организации    Предлагаемый подход Глава 7. Приведение решения в действие    Утверждение решения (7-й этап)    Делегирование полномочий    Подготовка к вводу решений в действие (8-й этап)    Управление применением решения (9-й этап)    Проверка эффективности решения (10-й этап)    Содержание решения Глава 8. Выбор методов решения проблем    Обзор существующих методов    Определение места приложения новых методов    Выбор методов    Стратегия выбора методов    Механизм выбора методов    Руководитель как специалист    Изменения в методах формирования решений    Руководитель – динамичная профессия Глава 9. Выбор системы управления Глава 10. Подготовка к вводу в действие системы управления...    Принятие системы руководителями организации    Подготовка системы к вводу в действие    Действие системы управления    Поддержание работоспособности системы Глава 11. Контроль действия системы управления    Контроль качества и количества решений    Контроль системы управления Глава 12. Опыт создания системы управления больницей Глава 13. Возможность проявления индивидуальности в организации Глава 14. Перестройка бюрократической системы управления    Характерные черты бюрократической модели    Симптомы проблем    Общая критика бюрократической организации Глава 15. Примеры для упражнений    Отдел сбыта (пример А)    Отдел электроники (пример Б)    Отдел электроники другого типа (пример В)    Конструкторско-технологический отдел (пример Г)    Отдел сбыта фирмы по производству лекарств (пример Д)    Сборочный завод (пример Е)    Отдел организации производства (пример Ж)    Два примера решения проблем этой системой    Литература