 |
Янг С. |
| |
Системное управление организацией |
|
Содержание |
|
 |
 |
 |
Отдел электроники (пример Б)
Рассмотрим работу отдела электроники некоторой фирмы. Для анализа используем табл. 15.1, где показано, как решаются десять конкретных проблем. Слова «да» и «нет» означают, соответственно, выполнение и невыполнение каждого из этапов выработки решений. В этой организации нет заранее спланированного механизма выработки решений и выявления проблем (который распределяет проблемы по определенным каналам, чтобы были предприняты запланированные действия). Приведенный ниже пример решения одной конкретной проблемы характеризует принятую в ней систему выработки решений.
Проблема, о которой в служебной записке на имя руководителя отдела электроники сообщила бухгалтерия фирмы, состоит в том, что зарегистрирован перерасход ожидаемой суммы затрат на разработку и производство электронного устройства. Указывается размер перерасхода (по заработной плате и материалам) и предполагается, что отделение не придерживалось ранее рассчитанных, предусмотренных и включенных в бюджет сумм и направлений их расходования; в служебной записке указывается проблема (2-й этап) и выдвигается гипотеза о ее причинах (3-й этап). Построение решения далее проходило по следующей схеме:
1. Копию служебной записки направили руководителям конструкторского, административного и производственного отделов с просьбой дать ответ в недельный срок.
2. Конструкторский и производственный отделы составили совместную объяснительную записку, чтобы оправдать действия этих подразделений. В ней указывалось на недостаточно полную спецификацию в заявках заказчиков и потребителей, перечислялись технические проблемы, с которыми столкнулись конструкторский и производственный отделы, и подчеркивалось, что будут приложены все усилия для наведения порядка в финансовых операциях.
Выполнение десяти этапов процесса формирования решений (к примеру Б)
Проблемы проектирования
|
Определение целей (1)
|
Выявление проблем (2)
|
Исследование проблем (3)
|
Поиск решении (4)
|
Оценка и выбор решений (5)
|
Согласование решений (6)
|
Утверждение решений (7)
|
Подготовка к вводу решений (8)
|
Управление применением решений (9)
|
Проверка эффективности решений (10)
|
Число выполненных этапов
|
1
|
Закупить дополнительные вы
|
да
|
нет
|
нет
|
да
|
да
|
нет
|
да
|
да
|
да
|
нет
|
6
|
|
числительные машины
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Перенести требования военных
|
да
|
нет
|
нет
|
да
|
да *
|
нет
|
да
|
да
|
да
|
нет
|
6
|
|
организаций на коммерческую
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
продукцию
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Нехватка рабочей силы в про-
|
да
|
да
|
нет
|
нет
|
да *
|
нет
|
да
|
да
|
да
|
нет
|
6
|
|
изводстве
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Закупить стандартное станочное
|
да
|
нет
|
нет
|
нет
|
да
|
нет
|
да
|
да
|
нет
|
нет
|
4
|
|
оборудование
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
Приобретение ЭВМ привело
|
да
|
да
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
2
|
|
к перерасходу бюджета **
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Число случаев выполнения этапа
|
5
|
2
|
0
|
2
|
4
|
0
|
4
|
4
|
3
|
0
|
24
|
1
|
Расширить издательский отдел
|
да
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
да
|
да
|
нет
|
нет
|
3
|
2
|
Начать кампанию по подбору
|
да
|
"нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
да
|
да
|
да
|
нет
|
4
|
|
руководителей из персонала
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
фирмы
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Принять решение о приглашении
|
да
|
да
|
нет
|
нет
|
да .
|
да
|
да
|
да
|
да
|
нет
|
7
|
|
инструктора
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Расширить плановый отдел
|
да
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
да
|
да
|
нет
|
нет
|
3
|
5
|
Нанять помощников начальников
|
да
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
нет
|
да
|
да
|
нет
|
нет
|
3
|
|
отдела
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Число случаев выполнения этапа
|
5
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
5
|
5
|
2
|
0
|
20
|
* Предлагалось только одно решение.
** Проблема была выявлена, но никаких действий не предпринималось
3. Приняли на работу помощника руководителя административного отдела, на которого возложили ответственность за составление бюджета и контроль за его исполнением.
Из всех этапов процесса выработки решения только 6-й (при составлении записки было достигнуто согласие между руководителями перечисленных отделов) и 7-й этапы (начальник соответствующего отдела утвердил прием на работу руководителя по вопросам бюджета) были выполнены самим подразделением.
В настоящее время нет четкого разграничения функций и роли руководителей. Существует только общий тезис о том, что руководитель несет ответственность за служебную переписку и за все, что связано с обменом информацией. В действующей системе выработки решений нет полной ясности главным образом потому, что отсутствуют методология и нормы, с помощью которых можно контролировать систему управления. В табл. 15.1 приведена случайная выборка принятых решений и выявленных проблем в этой организации. Здесь указаны четыре выработанных решения проблем проектирования (1, 2, 3 и 4) и одна проблема, по которой не было предпринято никаких дальнейших действий (5); перечень административных проблем организации содержит только те решения, которые были приняты и реализованы.
Вопросы к примеру Б
1. Оцените изображенную в табл. 15.1 сетку решений с точки зрения возможности ее использования для выяснения эффективности процесса выработки решений. Какие она имеет достоинства и недостатки?
2. Что обозначают цифры в крайней правой графе?
3. Что обозначают цифры в последней строке с записью «итого»?
4. Какая дополнительная информация необходима, чтобы выяснить, как протекал процесс выработки решений в конструкторском и производственном подразделениях?
5. Помогает ли табл. 15.1 обнаружить проблемы, которые требуют дальнейшего анализа? Объясните.
|